Информационная оговорка о порядке обработки персональных данных

1. Администратор данных

Администратором персональных данных является Kureza Legal Office spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (общество с ограниченной ответственностью), с местонахождением в Варшаве, ул. Rodziny Hiszpańskich 8, лок. ID 1.04, 02-685 Варшава, Мазовецкое воеводство, внесённое в Реестр предпринимателей Национального судебного реестра (KRS) под номером: 0000818312, NIP: 1133007792, REGON: 385056300000 («Администратор», «KLO»). Контакт по вопросам защиты данных: biuro@klo.waw.pl, тел. +48 796 691 559.

Администратор не обязан назначать Инспектора по защите данных (IOD) на основании ст. 37 п. 1 RODO — эта обязанность касается публичных субъектов и администраторов, чья основная деятельность заключается в систематическом масштабном мониторинге лиц или масштабной обработке данных специальных категорий, что не относится к данному случаю. По всем вопросам, касающимся обработки персональных данных, можно обращаться по адресу: biuro@klo.waw.pl.

2. Цели и правовые основания обработки

Ниже приведена таблица целей обработки данных в рамках воронки калькулятора / квиза, вместе с правовым основанием и каналом, по которому может осуществляться контакт.

Разграничение операционного контакта и прямого маркетинга — практическое правило. Контакт с целью подтверждения, напоминания, переноса или отмены конкретного, уже назначенного срока консультации (того, о котором клиент сам попросил), является операционным контактом — ст. 6 п. 1 лит. b) RODO, не требует маркетингового согласия. Любой дальнейший контакт, инициированный KLO, имеющий рекламный или предложенческий характер, представляет собой прямой маркетинг в понимании ст. 398 Закона об электронной коммуникации. KLO в настоящее время не ведёт автоматического телефонного или SMS-маркетинга — единственным автоматизированным маркетинговым каналом является бот в мессенджере Telegram, запускаемый исключительно после выражения согласия, определённого в документе «Согласие на прямой маркетинг». В случае сомнений сотрудник KLO должен рассматривать контакт, инициированный KLO, как маркетинговый и опираться исключительно на полученное согласие.

3. Объём обрабатываемых данных

Имя, адрес email, имя пользователя Telegram (@username), номер телефона (опционально), выбранный срок консультации и часовой пояс (если пользователь пользуется календарём записи), а также данные, указанные в форме калькулятора/квиза: сфера деятельности (PKD), правовая форма деятельности, ориентировочный доход и расходы, стаж деятельности, количество сотрудников, статус плательщика НДС и иные ответы, данные в ходе заполнения формы.

Имя пользователя Telegram является обязательным полем — это технические данные, необходимые для возможного добавления пользователя к боту KLO, что является необходимым (хотя и недостаточным) условием для получения автоматической рассылки материалов, описанной в п. 2. Само указание этих данных не влечёт отправку каких-либо маркетинговых сообщений — для этого необходимо отдельное согласие, о котором говорится в документе «Согласие на прямой маркетинг».

Финансовые данные, вводимые в калькуляторе, используются исключительно для формирования ориентировочного результата («диапазон ±30%») и не передаются в бухгалтерские системы, а также не являются основанием для какой-либо бухгалтерской или консультационной услуги — о чём пользователь информируется непосредственно в интерфейсе калькулятора.

Запись телефонных разговоров

Телефонные разговоры с менеджерами KLO могут записываться в целях обеспечения качества обслуживания клиентов, а также в доказательных целях, в том числе для установления и защиты от возможных претензий — на основании ст. 6 п. 1 лит. f) RODO (законный интерес Администратора). Звонящий информируется о записи разговора в начале звонка. Записи хранятся в течение 6 лет со дня разговора, что соответствует общему сроку исковой давности по гражданско-правовым требованиям (ст. 118 Гражданского кодекса), а затем безвозвратно удаляются.

4. Автоматизированная обработка, профайлинг и использование ИИ

Результат калькулятора формируется на основе заданного алгоритма и фиксированных налоговых ставок — это не является автоматизированным принятием решений, вызывающим правовые последствия в понимании ст. 22 RODO, а лишь ориентировочным расчётом. Окончательная рекомендация по форме деятельности или налогообложению требует индивидуальной консультации с налоговым консультантом или юристом KLO.

На основании ответов, данных в форме, калькуляторе или квизе, лицо присваивается к одному из коммуникационных сегментов (например, «ведёт деятельность» / «планирует открыть деятельность» / результат квиза), что влияет на содержание и последовательность отправляемых материалов. Присвоение к сегменту само по себе не влечёт правовых последствий и не влияет на условия сотрудничества с KLO — окончательное предложение и условия всегда устанавливает сотрудник KLO.

Сообщения, отправляемые в мессенджере Telegram, носят односторонний характер (аналогично email-рассылке) — бот отправляет запланированные материалы на основании имени пользователя (@username), указанного ранее в форме, не ведёт двусторонний диалог и не собирает у пользователя никаких дополнительных персональных данных. Сообщения могут формироваться и отправляться автоматически, без участия сотрудника KLO при каждом отдельном сообщении. Согласно ст. 50 п. 1 регламента (ЕС) 2024/1689 (AI Act), лицо, получающее сообщения от бота, информируется об этом не позднее первого сообщения, если это не очевидно из обстоятельств. Контакт по телефону или по вопросу назначенного срока консультации всегда ведёт сотрудник KLO.

График автоматического цикла: первые четыре сообщения отправляются раз в сутки с момента активации бота / подписки на цикл, пятое (последнее) сообщение — по истечении 2 дней после четвёртого. Информация об автоматическом характере бота размещается в первом сообщении цикла.

5. Получатели данных

Данные могут передаваться следующим субъектам на основании договоров поручения обработки данных (ст. 28 RODO):

• NetHunt CRM (субъект с местонахождением в Киеве, Украина) — CRM-система, в которой хранятся контактные данные и история общения с клиентом; данные размещены на инфраструктуре Google Cloud. KLO пользуется услугой NetHunt по модели онлайн-подписки (периодические оплачиваемые счета) — договор поручения обработки данных является частью стандартного регламента (Terms of Service) NetHunt, автоматически принимаемого при оформлении подписки, и согласно его содержанию передача данных за пределы ЕЭЗ осуществляется на основании стандартных договорных положений (Standard Contractual Clauses 2021),
• Google Ireland Limited / Google LLC (Gmail — почта и отправка сообщений, Google Meet — видеозвонки) — в той степени, в которой данные обрабатываются на территории США, основанием передачи является исполнительное решение Европейской комиссии, констатирующее надлежащий уровень защиты данных (EU-U.S. Data Privacy Framework), к которому присоединился Google LLC,
• GetSpace (getspace.pl, местонахождение в Польше) — поставщик хостинга сайта, калькулятора и квиза; обработка происходит на территории ЕС, без передачи данных за пределы ЕЭЗ в этой части,
• поставщик платформы/бота Telegram — согласно Политике конфиденциальности Telegram (telegram.org/privacy), Telegram выступает в качестве отдельного администратора данных в части функционирования платформы и — как субъект вне ЕЭЗ — назначил представителя на территории ЕС согласно ст. 27 RODO: European Data Protection Office (EDPO), Avenue Huart Hamoir 71, 1030 Брюссель (edpo.com/telegram-gdpr-data-request). Объём данных, передаваемых в Telegram, ограничен именем пользователя (@username), необходимым для доставки сообщения — бот не ведёт двустороннего диалога и не собирает дополнительных персональных данных,
• уполномоченные сотрудники и партнёры KLO — исключительно в объёме, необходимом для реализации целей, указанных в п. 2.

6. Срок хранения данных

• данные лиц, которые заполнили форму, но не прошли консультацию и не стали клиентами KLO — 3 года с момента последнего контакта или до заявления возражения, в зависимости от того, что наступит раньше. Этот срок соответствует сокращённому, 3-летнему сроку исковой давности по требованиям, связанным с ведением хозяйственной деятельности (ст. 118 Гражданского кодекса),
• данные лиц, которые прошли консультацию, но не заключили договор — 3 года с момента консультации, по той же причине,
• данные лиц, которые заключили договор с KLO — на протяжении срока действия договора, а после его завершения — в течение 6 лет, т.е. в течение срока, соответствующего общему сроку исковой давности по гражданско-правовым требованиям (ст. 118 Гражданского кодекса). Этот срок дольше минимального 5-летнего срока хранения, требуемого налогово-бухгалтерским законодательством (считая с конца года, в котором возникла налоговая обязанность), и полностью его охватывает — благодаря этому документация остаётся доступной и на случай претензий, заявленных ближе к концу срока давности.

7. Права субъекта данных

• доступ к данным и получение их копии,
• исправление данных,
• удаление данных («право быть забытым»),
• ограничение обработки,
• перенос данных,
• возражение против обработки, основанной на ст. 6 п. 1 лит. f) RODO, в том числе против профайлинга,
• возражение против обработки данных в целях прямого маркетинга, в том числе профайлинга, связанного с таким маркетингом — это право действует в любое время, бесплатно и без необходимости указания причины (ст. 21 п. 2–3 RODO),
• отзыв согласия в любой момент в той части, в которой обработка осуществляется на его основании (касается маркетингового согласия, о котором говорится в документе «Согласие на прямой маркетинг»), без влияния на законность обработки, произведённой до его отзыва,
• подача жалобы Председателю Управления по защите персональных данных (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Добровольность предоставления данных

Предоставление данных является добровольным и не вытекает из законодательной или договорной обязанности. Однако оно необходимо для получения результата калькулятора/квиза, контакта со стороны KLO, а также назначения срока консультации. Отказ в предоставлении данных делает невозможной реализацию целей, указанных в п. 2.

9. Безопасность данных

Администратор применяет технические и организационные меры безопасности, адекватные риску, связанному с обработкой, в том числе ограничивает доступ к данным исключительно уполномоченным лицам, а также требует от субъектов, осуществляющих обработку, обеспечения надлежащего уровня защиты данных.

10. Способ подтверждения ознакомления с оговоркой

При заполнении формы калькулятора или квиза на сайте пользователь отмечает поле, подтверждающее ознакомление с настоящей оговоркой. Для ясности поясняем ниже, что именно это означает — разбито на отдельные пункты, поскольку разные части обработки имеют разные правовые основания:

• Обработка данных в целях, указанных в п. 2 настоящей оговорки — т.е. формирование результата калькулятора/квиза, ответ на запрос, обслуживание выбранного срока консультации, присвоение коммуникационного сегмента, запись телефонных разговоров, а также установление/защита от претензий — осуществляется на основании ст. 6 п. 1 лит. b) и f) RODO.
• Эта обработка не требует согласия и происходит независимо от отметки поля — её основанием является реализация запроса, поданного пользователем (предоставление результата, контакт, обслуживание записи), либо законный интерес Администратора, а не ст. 6 п. 1 лит. a) RODO.
• Отметка поля подтверждает исключительно факт ознакомления с правилами обработки, описанными в настоящем документе (реализация информационной обязанности по ст. 13 RODO) — она не является согласием в понимании ст. 6 п. 1 лит. a) RODO и не обусловливает законность обработки, описанной в п. 2.
• Единственной обработкой, фактически основанной на согласии (ст. 6 п. 1 лит. a) RODO и ст. 398 Закона об электронной коммуникации), является рассылка автоматических маркетинговых сообщений в мессенджере Telegram — её регулирует отдельный документ «Согласие на прямой маркетинг» и отдельное поле на сайте, независимое от настоящего.
• Право на возражение против обработки, основанной на ст. 6 п. 1 лит. f) RODO (в том числе против профайлинга), действует независимо от отметки поля — см. п. 7.

Рядом с полем на сайте размещён следующий текст:

«Ознакомлен(а) с Информационной оговоркой RODO о порядке обработки моих персональных данных компанией Kureza Legal Office в связи с использованием калькулятора / квиза, а также в связи с контактом по вопросу бесплатной консультации.»